Algemene Voorwaarden voor Groepen en Evenementen

Dit zijn de Algemene Voorwaarden van Sircle Collection B.V. (hierna 'Sircle Collection') voor reserveringen voor groepen en evenementen. Sircle Collection is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, ingeschreven in het Handelsregister van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 60481924, kantoorhoudende aan de Nieuwezijds Voorburgwal 271, 1012 RL, Amsterdam, Nederland.

Samen met haar dochter- en gelieerde ondernemingen creëert en exploiteert Sircle Collection horecamerken, waaronder de volgende hotelmerken:

Hotelmerken

• Sir Hotels
• Max Brown Hotels
• Park Centraal Hotels

(Hierna gezamenlijk 'Hotels' en elk afzonderlijk 'Hotel') .

Hotelwebsites

• sirclecollection.com
• sirhotels.com
• maxbrownhotels.com
• parkcentraal.com
• sirclehotels.com

(Hierna gezamenlijk 'Hotelwebsites').

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle Groeps- en Evenementboekingen bij Sircle Collection of een van onze Hotels en maken deel uit van de overeenkomst tussen enerzijds de Organisator en anderzijds Sircle Collection en de Hotels.

1. Definities

Boekingsdetails

De details van de Hotelboeking, te weten type boeking, Incheckdatum en -tijd, Uitcheckdatum en -tijd, aantal kamers, kamertypes, kamerprijzen, gegevens van de overeenkomstsluitende partijen en Gasten.

Annulering

De annulering van de Evenement- of Groepsboeking door de Organisator, Sircle Collection of het Hotel.

Incheckdatum

De datum van aankomst van de Gasten, zoals overeengekomen in de Hotelovereenkomst.

Inchecktijd

De Inchecktijd is na 15.00 uur op de Incheckdatum, zoals overeengekomen in de Hotelovereenkomst.

Uitcheckdatum

De datum van vertrek van de Gasten, zoals overeengekomen in de Hotelovereenkomst.

Uitchecktijd

De Uitchecktijd in de Max Brown Hotels is 11.00 uur op de Uitcheckdatum. Voor alle andere Hotels is de Uitchecktijd 12.00 uur op de Uitcheckdatum, zoals overeengekomen in de Hotelovereenkomst.

Evenement(en)

Het evenement of de evenementen van een Evenementboeking of de omvang daarvan, georganiseerd door de Organisator en plaatsvindend in een van de Hotels, waarvoor een Hotelovereenkomst is gesloten.

Evenementboeking

Een door de Organisator gemaakte Hotelboeking in verband met een of meer Evenementen die zullen plaatsvinden in een van de Hotels. Evenementboekingen hebben gewoonlijk betrekking op een of meer (vergader)ruimten, maar kunnen ook eten en drinken (bijvoorbeeld een lunch of diner) en/of hotelkamers voor de Gasten inhouden.

Groepsboeking

Een Hotelboeking voor ten minste zeven (7) kamers in de in kolom (A) hieronder genoemde Hotels of voor ten minste tien (10) kamers in de Hotels in kolom (B) hieronder. Groepsboekingen hebben uitsluitend betrekking op de boeking van hotelkamers voor een groep Gasten en omvatten geen Evenementen.

Gast(en)

De natuurlijke persoon of personen die op basis van een Hotelovereenkomst die is aangegaan tussen de Organisator en Sircle Collection of een van de Hotels recht hebben op een of meer Hoteldiensten van het Hotel.

Hotelovereenkomst

De overeenkomst en latere overeenkomsten of verlengingen van overeenkomsten tussen de Organisator en Sircle Collection of een van de Hotels met betrekking tot een of meer Hoteldiensten die tegen een door de Organisator te betalen prijs door het Hotel worden geleverd.

Hotelboeking

Een door de Organisator gemaakte boeking met het oog op het gebruik van de Hoteldiensten. Een Hotelboeking kan een Groepsboeking en/of een Evenementboeking zijn.

Hoteldiensten

De verlening van diensten door het Hotel met betrekking tot de accommodatie, eten, drinken, (vergader)ruimtes en/of gebouwen, met inbegrip van alle activiteiten en diensten die daarmee verband houden, in de ruimste zin van het woord.

Organisator

De natuurlijke of rechtspersoon die met Sircle Collection of het Hotel een Hotelovereenkomst is aangegaan met betrekking tot een Groepsboeking en/of een Evenementboeking.

Reservering

Een reservering van een gastenkamer overeenkomstig de Hotelovereenkomst.

Algemene Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden voor Groeps- en/of Evenementboekingen.

2. Boekingsprocedure

1. Een Groeps- of Evenementboeking kan worden gemaakt via de boekingsafdelingen van de Hotels, de Hotelwebsites of derden (zoals online reisbureaus). Sircle Collection of het Hotel verstrekken de Organisator een Hotelovereenkomst waarin de Boekingsdetails zijn weergegeven.
2. Nadat Sircle Collection/het Hotel een door de Organisator ondertekend exemplaar van de Hotelovereenkomst heeft ontvangen, bevestigt Sircle Collection/het Hotel de boeking per e-mail.
3. In geval van overboeking hebben Sircle Collection en de Hotels het recht de Organisator alternatieve hotelaccommodatie van vergelijkbare kwaliteit aan te bieden. Indien de Organisator dit aanbod niet aanvaardt, heeft hij het recht de Hotelovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. Sircle Collection en de Hotels kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele uit die beëindiging of overboeking voortvloeiende schade.
4. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle tussen de Organisator en Sircle Collection of de Hotels gesloten Hotelovereenkomsten. Met het maken van een boeking verbindt de Organisator zich ertoe deze Algemene Voorwaarden na te komen en garandeert hij dat elke Gast over deze Algemene Voorwaarden wordt geïnformeerd en deze nakomt.

3. Prijzen

1. De gelende prijzen en tarieven voor Groeps- en Evenementboekingen zijn opgenomen in de Boekingsdetails van de Hotelboeking en Hotelovereenkomst.
2. Alle prijzen worden vermeld in lokale munteenheid (inclusief btw en servicekosten). De Hotels brengen toeristenbelasting in rekening conform de op de Hotels toepasselijke voorschriften van de plaatselijke gemeente. Tenzij anders is overeengekomen, betaalt de Organisator de toerismebelasting voor alle Gasten.
3. Eventuele prijswijzigingen als gevolg van wijzigingen in de Nederlandse wetgeving komen voor rekening van de Organisator.
4. De Hotels behouden zich het recht voor extra kosten in rekening te brengen voor speciale diensten, zoals het gebruik van een garderobe, parkeerplaatsen, wasserette, telefoon, internet, beamers, tv-huur, enz.

4. Betalingen

1. De Organisator dient de in de Hotelovereenkomst genoemde prijs te betalen. De betalingsvoorwaarden en bankgegevens van het Hotel zijn opgenomen in de Hotelovereenkomst.
2. Betalingen aan Sircle Collection of de Hotels dienen te worden verricht in lokale munteenheid. Sircle Collection en de Hotels behouden zich het recht voor contante betalingen en betalingen met girobetaalkaarten, bankcheques of andere betalingsmiddelen te weigeren of aan dergelijke betalingen voorwaarden te verbinden.
3. De Organisator en de Gasten zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de bedragen die door een van hen of beiden aan Sircle Collection of het Hotel verschuldigd kunnen zijn. Tenzij anders is overeengekomen, wordt de Hotelovereenkomst beschouwd als aangegaan namens elke Gast en de Organisator gezamenlijk. Door in te checken en/of in het Hotel te verschijnen, erkent de Gast de inhoud van de Hotelovereenkomst en de bevoegdheid van de Organisator om namens hem de Hotelovereenkomst aan te gaan.
4. Het Hotel behoudt zich het recht voor om eventuele goederen die de Gasten of de Organisator in het Hotel bewaren te behouden zolang de Organisator en/of de Gasten hun (betalings)verplichtingen op grond van de Hotelovereenkomst niet zijn nagekomen.
5. Tenzij anders is overeengekomen, zijn alle facturen verschuldigd op de datum waarop ze zijn afgegeven. Mochten de verschuldigde bedragen langer dan veertien (14) dagen onbetaald blijven, dan behoudt het Hotel zich het recht voor om naar eigen inzicht 2% rente per maand of, indien dat hoger is, de wettelijke rente over het uitstaande bedrag in rekening te brengen.
6. Indien en voor zover de Organisator verzuimt tijdig te betalen, is hij in gebreke van betaling zonder dat een voorafgaande ingebrekestelling door Sircle Collection of het Hotel vereist is.
7. Indien de Organisator in gebreke van betaling is, is de Organisator verplicht Sircle Collection en/of het Hotel alle als gevolg daarvan gemaakte kosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving te vergoeden.

5. In- en Uitchecken

1. De Incheckdatum en -tijd zijn opgenomen in de Hotelovereenkomst. Bij een vroege aankomst kan bagage bij het Hotel in bewaring worden gegeven (onder voorbehoud van beschikbare ruimte).
2. De Uitcheckdatum en -tijd zijn opgenomen in de Hotelovereenkomst. Bij een later vertrek kan bagage bij het Hotel in bewaring worden gegeven (onder voorbehoud van beschikbare ruimte).
3. Eventuele niet-betaalde facturen van de Organisator en/of Gasten dienen bij het Uitchecken te worden betaald. Indien onbetaalde facturen niet bij het uitchecken worden betaald, worden zij afgeschreven van de opgegeven creditcard.

6. Sluitingsdatum reserveringen voor Groepsboekingen

Voor Groepsboekingen dient de Organisator uiterlijk veertien (14) dagen voor de dag van aankomst een overzicht van de Reserveringen en een lijst met de namen van de Gasten naar het Hotel te sturen. Reserveringen die later dan veertien (14) dagen voor de dag van aankomst worden gemaakt, kunnen enkel door het Hotel worden aanvaard indien er voldoende kamers beschikbaar zijn.

7. Annulering van Groeps- of Evenementboekingen door Sircle Collection of het Hotel

1. Nadat de Organisator de Hotelovereenkomst heeft ondertekend en Sircle Collection/het Hotel de Groeps- of Evenementboeking heeft bevestigd, reserveert het Hotel de benodigde accommodatie, vergaderzalen en gastenkamers voor de Organisator.
2. Sircle Collection en/of het Hotel hebben te allen tijde het recht de Hotelovereenkomst te annuleren zonder aansprakelijk te zijn voor eventuele schade van de Organisator of de Gasten, indien:

• de Organisator de voorwaarden in de Hotelovereenkomst of deze Algemene Voorwaarden niet nakomt;
• de Organisator verzuimt de op grond van de hotelovereenkomst verschuldigde bedragen te betalen en dat verzuim niet wordt hersteld binnen veertien (14) dagen na een schriftelijke kennisgeving daarvan door Sircle Collection of het Hotel;
• het Evenement of een van de handelingen van de Organisator of Gasten schade veroorzaakt aan (de reputatie of gebouwen van) Sircle Collection of het Hotel;
• de Organisator wordt ontbonden, hetzij vrijwillig of van rechtswege;
• de Organisator het faillissement aanvraagt of failliet gaat, verzoekt om uitstel van betaling, in liquidatie gaat of verwikkeld raakt in insolventieof reorganisatieprocedures;
• zich omstandigheden van overmacht voordoen (zie artikel 15).

8. Annulering van Groepsboekingen door de Organisator

1. Afhankelijk van het annuleringsbeleid van de Groepsboeking kan de Organisator de Groepsboeking annuleren met een schriftelijke kennisgeving aan het Hotel. Het toepasselijke annuleringsbeleid voor de Groepsboeking is opgenomen in de Hotelovereenkomst.
2. In geval van no-show van een of meer Gasten heeft het Hotel het recht de betreffende gastenkamers voor de volledige periode van de Hotelboeking in rekening te brengen. De reservering voor deze specifieke kamers wordt voor het gehele verblijf geannuleerd en beschikbaar gesteld aan andere gasten.

9. Annulering van Evenementboekingen door de Organisator

1. Afhankelijk van het annuleringsbeleid van de Evenementboeking kan de Organisator de Evenementboeking annuleren met een schriftelijke kennisgeving aan het Hotel. Het toepasselijke annuleringsbeleid voor de Evenementboeking is opgenomen in de Hotelovereenkomst.
2. In geval van een te late annulering door de Organisator van een of meer Gasten die het Evenement zouden bijwonen, heeft het Hotel het recht de overeengekomen tarieven (zoals vastgelegd in de Hotelovereenkomst) voor de volledige periode van de Evenementboeking in rekening te brengen.

10. Wijzigingen van het aantal gastenkamers en/of deelnemers voor Groeps- en Evenementboekingen

1. Eventuele wijzigingen van de Groepsboeking, Evenementboeking, het programma van het Evenement of het aantal deelnemers van de Groeps- of Evenementboeking kunnen een aanpassing van de overeengekomen prijs voor de door het Hotel te leveren Hoteldiensten tot gevolg hebben. Alle wijzigingen dienen schriftelijk tussen de Organisator en het Hotel te worden overeengekomen. Het is de Organisator niet toegestaan om zelfstandig wijzigingen, aanvullingen of weglatingen in (de formulering van) de Hotelovereenkomst aan te brengen. Dergelijke wijzigingen, aanvullingen en weglatingen zijn ineffectief.
2. Het is de Organisator toegestaan het aantal gastenkamers van de Groepsboeking of het aantal deelnemers van de Evenementboeking te wijzigen met een schriftelijke kennisgeving aan het Hotel. Afhankelijk van het annuleringsbeleid kan het Hotel kosten voor de verlaging van het aantal gastenkamers en/of het aantal deelnemers bij de Organisator in rekening brengen. In geval van een dergelijke wijziging kan het Hotel de in de Hotelovereenkomst aangegeven vergoedingen in rekening brengen. Het toepasselijke annuleringsbeleid is opgenomen in de Hotelovereenkomst.

11. Gegarandeerd aantal Gasten voor Evenementboekingen

1. Het Hotel dient uiterlijk zeven (7) dagen voor de aanvangsdatum van het Evenement in kennis te worden gesteld van het definitieve aantal Gasten. In geval van een wijziging in het aantal Gasten kan het Hotel de in de Hotelovereenkomst aangegeven vergoedingen in rekening brengen, afhankelijk van het toepasselijke in de Hotelovereenkomst overeengekomen annuleringsbeleid.
2. Indien het Hotel niet uiterlijk zeven (7) dagen vóór het evenement in kennis wordt gesteld van het gegarandeerde aantal Gasten, wordt het in de Hotelovereenkomst aangegeven aantal automatisch het gegarandeerde aantal. Het Hotel verleent de Hoteldiensten op basis van dit gegarandeerde aantal.
3. De te betalen bedragen worden gebaseerd op het gegarandeerde aantal. Indien het feitelijke aantal Gasten lager is dan het gegarandeerde aantal, worden de te betalen bedragen niet aangepast. Indien het feitelijke aantal Gasten hoger is dan het gegarandeerde aantal, vormt het feitelijke aantal de grondslag voor de te betalen bedragen.
4. Indien het definitieve aantal Gasten het gegarandeerde aantal met 5% of meer overschrijdt, kan het Hotel de ongehinderde levering van de Hoteldiensten niet garanderen (het Hotel kan bijvoorbeeld niet garanderen dat de vereiste hoeveelheid maaltijden kan worden geserveerd). Dit vormt geen schending van de verplichtingen van het Hotel uit hoofde van de Hotelovereenkomst.

12. Gebruik van faciliteiten en aansprakelijkheid

1. Na voorafgaande toestemming van het Hotel kan de Organisator materialen die bestemd zijn voor hemzelf en/of de Gasten, zoals tentoonstellings-, presentatieen reclamematerialen, naar de gastenkamers en vergaderzalen brengen.
2. Indien de Organisator dergelijke materialen het Hotel binnenbrengt, dient hij alle mogelijke voorzorgsmaatregelen te nemen om de Hotels in staat te stellen normaal te blijven functioneren en zal hij geen schade of ongemakken veroorzaken voor het Hotel, de hotelgasten of de omgeving.
3. De Organisator draagt er zorg voor dat zijn Gasten geen schade veroorzaken aan het hotelgebouw, met inbegrip van meubilair, inrichting, installaties en apparatuur. Zonder voorafgaande toestemming van het Hotel is het de Organisator niet toegestaan voorwerpen aan de wanden te bevestigen.
4. De Organisator is verantwoordelijk voor buitensporige slijtage en schade aan de faciliteiten of kamers van het Hotel, ongeacht of deze schade is veroorzaakt door de Organisator zelf, zijn medewerkers, assistenten of Gasten.
5. De Organisator is aansprakelijk voor alle schade die zich heeft voorgedaan en/of kan voordoen aan het Hotel en/of Sircle Collection en/of derden, als direct of indirect gevolg van een schending van de Hotelovereenkomst en/of door een onrechtmatige daad van de Organisator, een van de Gasten of iemand die hen begeleidt, alsmede alle schade veroorzaakt door dieren, voorwerpen of stoffen in het bezit of onder toezicht van de Organisator.

13. Beperking van aansprakelijkheid

1. De bepalingen in dit artikel laten onverlet alle rechten van de Organisator of de Gast(en) in dwingend recht waarvan niet mag worden afgeweken. Sircle Collection heeft niet de intentie om aansprakelijkheden die overeenkomstig de toepasselijke wetgeving niet uitgesloten of beperkt kunnen worden, uit te sluiten of te beperken.
2. Sircle Collection en de Hotels zijn niet aansprakelijk voor schade aan of verlies van goederen die door de Organisator of Gasten het Hotel zijn binnengebracht, met inbegrip van in een kluis opgeborgen goederen. De Organisator vrijwaart Sircle Collection en de Hotels tegen vorderingen van Gasten in dit verband.
3. Sircle Collection en de Hotels kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor directe of indirecte schade als gevolg van het gebruik van het Hotel of Hoteldiensten door de Organisator of Gasten, met inbegrip van maar niet beperkt tot schade en verliezen als gevolg van brand of diefstal.
4. Sircle Collection en de Hotels zijn niet aansprakelijk voor ongeacht welke door de Organisator of de Gasten geleden schade, tenzij er sprake is van grove schuld van het Hotel. Deze beperking van aansprakelijkheid geldt in het bijzonder voor schade als gevolg van het nuttigen van door het Hotel bereid of geserveerd voedsel en schade als gevolg van IT-gerelateerde problemen.
5. Sircle Collection en de Hotels kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade van de Organisator of Gast(en) die is veroorzaakt door derden.
6. Sircle Collection en de Hotels kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die is veroorzaakt door voertuigen van de Organisator, de Gast(en), of derden.
7. De Organisator vrijwaart Sircle Collection en de Hotels volledig tegen alle vorderingen van een van de Gasten of een derde tegen Sircle Collection of de Hotels, mits die vorderingen verband houden met de door het Hotel uit hoofde van de Hotelovereenkomst verleende Hoteldiensten.
8. Indien het Hotel aansprakelijk is voor schade als gevolg van grove nalatigheid of opzet door het Hotel, is die aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat gedekt wordt door de verzekering van het Hotel voor schade die is geleden door de Organisator en/of de gasten.

14. Renovatiewerkzaamheden

De Hotels behouden zich het recht voor in delen van de Hotels en/of de omgeving van de Hotels renovatiewerkzaamheden uit te voeren. Dergelijke renovatiewerkzaamheden zijn niet van invloed op het dagelijkse functioneren van die delen van het Hotel en vormen geen schending van de verplichtingen van het Hotel uit hoofde van de Hotelovereenkomst. Het Hotel neemt alle redelijke maatregelen om eventuele uit renovatiewerkzaamheden voortvloeiende ongemakken tot een minimum te beperken. De Hotels aanvaarden geen aansprakelijkheid voor vorderingen van schadevergoedingen voortvloeiend uit die renovatiewerkzaamheden.

15. Overmacht

1. De term overmacht omvat, maar is niet beperkt tot, de volgende omstandigheden: oorlog(sdreiging), epidemische ziekte, besluiten van overheden of overheidsautoriteiten (met inbegrip van een advies om niet te reizen of in grote groepen bijeen te komen), burgerlijke onrust, stakingen, oorlogshandelingen, brand, overstroming, waterschade, overheidshandelingen, algemene onderbreking van elektriciteit of gas, sluiting van (lucht)havens, terroristische activiteiten, natuur- en kernrampen, water- of internetstoringen die de uitvoering van de Hotelovereenkomst door Sircle Collection en/of het Hotel onmogelijk maken (elk hierna een Geval van Overmacht).
2. Er is geen sprake van schending van de Hotelovereenkomst door of aansprakelijkheid van Sircle Collection en de Hotels indien zij een of meer verplichtingen uit hoofde van de Hotelovereenkomst niet of te laat nakomen als gevolg van een Geval van Overmacht.
3. Indien er sprake is van een Geval van Overmacht hebben Sircle Collection en de Hotels het recht om de Hotelovereenkomst tijdelijk op te schorten of te beëindigen.
4. Sircle Collection en de Hotels zijn niet aansprakelijk voor schade die als gevolg van een Geval van Overmacht wordt geleden door de Organisator of de Gast(en).
5. Indien een Geval van Overmacht zich voordoet, stelt de getroffen partij de andere partij daarvan zo snel als redelijk mogelijk in kennis.

16. Wijziging Algemene Voorwaarden

Sircle Collection behoudt zich het recht voor de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden te wijzigen of herroepen.

17. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

1. Op de Hotelovereenkomst en deze Algemene Voorwaarden, alsmede eventuele andere (latere) overeenkomsten betreffende een Groeps- of Evenementboeking, is Nederlands recht van toepassing.
2. Eventuele geschillen die voortvloeien uit of verband houden met een Groeps- of Evenementboeking of deze Algemene Voorwaarden worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter(s) in Amsterdam.