Términos y condiciones generales para grupos y eventos

El presente documento recoge los Términos y condiciones generales de Sircle Collection B.V. («Sircle Collection») en materia de Reservas grupales y de Reservas de eventos. Sircle Collection es una sociedad de responsabilidad limitada no cotizada constituida con arreglo a la legislación de los Países Bajos, inscrita en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio neerlandesa con el número 60481924 y cuyo domicilio social se encuentra en Nieuwezijds Voorburgwal 271, 1012 RL, Ámsterdam (Países Bajos).

Sircle Collection, junto con sus subsidiarias y filiales, crea y opera marcas del sector hotelero, incluidas las siguientes marcas de hoteles:

Marcas de hoteles

• Sir Hotels
• Max Brown Hotels
• Park Centraal Hotels

(Denominadas de forma colectiva como los «Hoteles», mientras que cada hotel se denominará a título individual un «Hotel»).

Sitios web de los Hoteles

• sirclecollection.com
• sirhotels.com
• maxbrownhotels.com
• parkcentraal.com
• sirclehotels.com

(Denominados de forma colectiva como los «Sitios web de los Hoteles»)

Estos Términos y condiciones generales resultan de aplicación para todas las Reservas grupales y para todas las Reservas de eventos formalizadas con Sircle Collection o con uno de nuestros Hoteles y forman parte del contrato celebrado entre el Organizador, de una parte, y Sircle Collection y los Hoteles, de otra parte.

1. Definiciones

Detalles de la reserva

Los detalles de la Reserva de hotel, es decir, el tipo de reserva, la Fecha de entrada y la Hora de entrada, la Fecha de salida y la Hora de salida, el número de habitaciones, los tipos de habitaciones, los precios de las habitaciones, los datos de las partes contratantes y los Huéspedes.

Cancelación

La cancelación de la Reserva de eventos o de la Reserva grupal por parte del Organizador, de Sircle Collection o del Hotel.

Fecha de entrada

La fecha de llegada de los Huéspedes, de conformidad con lo dispuesto en el Contrato hotelero.

Hora de entrada

La hora de entrada es a partir de las 15:00 de la Fecha de entrada convenida en el Contrato hotelero.

Fecha de salida

La fecha de partida de los Huéspedes, según lo acordado en el Contrato hotelero.

Hora de salida

La hora de salida de los Hoteles Max Brown es a las 11:00 de la Fecha de salida. Para el resto de Hoteles, la hora de salida es a las 12:00 de la Fecha de salida acordada en el Contrato hotelero.

Evento(s)

El acto orquestado por el Organizador, celebrado en uno de los Hoteles, respecto del que se ha formalizado un Contrato hotelero y al que se alude en la Reserva de eventos (así como todo lo que incluye).

Reserva de eventos

Una Reserva de hotel realizada por el Organizador en relación con uno o varios Eventos que tendrán lugar en uno de los Hoteles. Las Reservas de eventos suelen abarcar uno o varios espacios (de reunión), aunque también pueden incluir alimentos y bebidas (por ejemplo, una comida o una cena) y/o habitaciones de hotel para los Huéspedes.

Reserva grupal

Una Reserva de hotel que abarca, en el caso de los Hoteles de la columna (A) siguiente, un mínimo de siete habitaciones y, en el caso de los Hoteles de la columna (B) siguiente, un mínimo de diez habitaciones. Las Reservas grupales únicamente engloban la reserva de habitaciones de hotel para un grupo de Huéspedes y no incluyen ningún tipo de Evento.

Huésped(es)

La persona o personas físicas con derecho a recibir uno o varios Servicios hoteleros por parte del Hotel sobre la base de un Contrato hotelero celebrado entre el Organizador y Sircle Collection o uno de los Hoteles.

Contrato hotelero

El contrato, así como los contratos o renovaciones posteriores, celebrado entre el Organizador y Sircle Collection o uno de los Hoteles en relación con uno o varios Servicios hoteleros que deberá prestar el Hotel a un precio que tendrá que abonar el Organizador.

Reserva de hotel

Una reserva realizada por el Organizador para hacer uso de los Servicios hoteleros. Una Reserva de hotel puede ser una Reserva grupal y/o una Reserva de eventos.

Servicios hoteleros

La prestación de servicios por parte del Hotel en relación con el alojamiento, la comida, las bebidas, los espacios (de reunión) y/o los locales, lo que incluye todos los servicios y actividades conexos, todo ello interpretado en el sentido más amplio posible.

Organizador

La persona física o jurídica que ha celebrado un Contrato hotelero con Sircle Collection o con el Hotel en relación con una Reserva grupal y/o con una Reserva de eventos.

Reserva

Una reserva de habitación en virtud del Contrato hotelero.

Términos y condiciones

Estos términos y condiciones para las Reservas grupales y/o las Reservas de eventos.

2. Proceso de reserva

1. Tanto la Reserva grupal como la Reserva de eventos pueden realizarse a través de los departamentos de reservas de los Hoteles, mediante los Sitios web de los hoteles o por medio de terceros (como agencias de viajes online). Sircle Collection o el Hotel proporcionarán al Organizador un Contrato hotelero que reflejará los Detalles de la reserva.
2. Una vez que Sircle Collection o el Hotel hayan recibido una copia del Contrato hotelero firmado por el Organizador, Sircle Collection o el Hotel confirmarán la reserva por correo electrónico.
3. En caso de sobrerreserva, Sircle Collection y los Hoteles tienen derecho a ofrecer al Organizador un alojamiento hotelero alternativo de calidad comparable. En caso de que el Organizador rechace esta oferta, este último tendrá derecho a resolver el Contrato hotelero con efecto inmediato. Sircle Collection y los Hoteles no pueden ser considerados responsables de los daños derivados de dicha resolución o sobrerreserva.
4. Los presentes Términos y condiciones se aplican a todos los Contratos hoteleros celebrados entre el Organizador y Sircle Collection o los Hoteles. Al realizar una reserva, el Organizador se compromete a cumplir estos Términos y condiciones generales y se asegurará de que cada Huésped sea informado de dichos Términos y condiciones y los respete.

3. Precios

1. En el caso de las Reservas grupales y de las Reservas de eventos, los precios y tarifas aplicables quedarán reflejados en el Contrato hotelero y en los Detalles de la reserva relativos a la Reserva de hotel.
2. Todos los precios se expresan en moneda local (e incluyen el IVA y los gastos de servicio). Los Hoteles cobran una tasa turística con sujeción a las normas del municipio local en cuestión aplicables a los Hoteles. Salvo que se acuerde lo contrario, el Organizador asumirá la tasa turística de todos los Huéspedes.
3. El Organizador asumirá cualquier modificación del precio debido a cambios en la leyes locales y nacionales.
4. Los Hoteles se reservan el derecho a cobrar un suplemento por recurrir a servicios especiales, como pueden ser el servicio de guardarropa, el aparcamiento, la lavandería, el teléfono, la conexión a Internet, los proyectores o el alquiler de televisores, entre otros.

4. Pagos

1. El Organizador debe pagar el precio establecido en el Contrato hotelero. Las condiciones de pago y los datos bancarios del Hotel figuran en el Contrato hotelero.
2. Cualquier pago a Sircle Collection o a los Hoteles debe realizarse en moneda local. Sircle Collection y los Hoteles se reservan el derecho de rechazar los pagos efectuados en efectivo, con tarjetas de pago por transferencia, con cheques bancarios o con otros medios de pago, o de establecer condiciones para dichos pagos.
3. El Organizador y los Huéspedes son responsables solidariamente de las cantidades que uno de ellos o ambos puedan adeudar a Sircle Collection o al Hotel. Salvo acuerdo en contrario, el Contrato hotelero se considera celebrado conjuntamente en nombre de cada Huésped y del Organizador. Al registrarse y/o presentarse en el Hotel, el Huésped acepta el contenido del Contrato hotelero, así como el hecho de que el Organizador está facultado para representarlo en el marco de la celebración del Acuerdo hotelero.
4. El Hotel se reserva el derecho de retener cualquier bien que los Huéspedes o el Organizador conserven en el Hotel mientras el Organizador y/o los Huéspedes no atiendan sus obligaciones (de pago) en virtud del Contrato hotelero.
5. A menos que se acuerde lo contrario, todas las facturas son pagaderas a partir de la fecha de emisión de estas. En caso de que los importes adeudados permanezcan pendientes de cobro durante un periodo superior a 14 días, el Hotel se reserva el derecho de aplicar, a su entera discreción, un interés del 2% mensual al importe pendiente (o el interés legal, en caso de ser superior).
6. En caso de que el Organizador no abone el importe adeudado en los plazos establecidos, se encontrará en situación de impago sin que medie el envío de una notificación de impago por parte de Sircle Collection o del Hotel.
7. Si el Organizador se encuentra en situación de impago, estará obligado a abonar a Sircle Collection y/o al Hotel una indemnización por todos los gastos incurridos debido a ello, tanto judiciales como extrajudiciales, de conformidad con la legislación vigente.

5. Entrada (check-in) y salida (check-out)

1. El Contrato hotelero recoge la Fecha de entrada y la Hora de entrada. En caso de llegar antes de lo previsto, el equipaje podrá guardarse en el Hotel (con sujeción a la disponibilidad).
2. El Contrato hotelero recoge la Fecha de salida y la Hora de salida. En caso de salir más tarde de lo previsto, el equipaje podrá guardarse en el Hotel (con sujeción a la disponibilidad).
3. Cualquier factura que el Organizador y/o los Huéspedes adeuden deberá abonarse en el momento de formalizar la salida. En caso de no pagar las facturas en el momento de formalizar la salida, estas se cargarán en la tarjeta de crédito registrada.

6. Fecha límite para efectuar Reservas grupales

En el caso de las Reservas grupales, el Organizador debe enviar al Hotel un resumen de las reservas y una lista con los nombres de los Huéspedes a más tardar 14 días antes del día de llegada. El Hotel solo aceptará reservas realizadas con menos de 14 días de antelación al día de llegada en caso de haber suficientes habitaciones disponibles.

7. Cancelación de Reservas grupales o de Reservas de eventos por parte de Sircle Collection o del Hotel

1. Una vez que el Organizador haya firmado el Contrato hotelero y que Sircle Collection o el Hotel hayan confirmado la Reserva grupal o la Reserva de eventos, el Hotel reservará el alojamiento, las salas de conferencia y las habitaciones que necesite el Organizador.
2. Sircle Collection y/o el Hotel tienen derecho a cancelar el Contrato hotelero en cualquier momento, sin que se les atribuya responsabilidad alguna por los daños que sufran el Organizador o los Huéspedes, en caso de que concurran las siguientes circunstancias:

• si el Organizador no se adhiere a las condiciones establecidas en el Contrato hotelero o en estos Términos y condiciones;
• si el Organizador no abona los importes adeudados en virtud del Contrato hotelero y dicho incumplimiento no se subsana en un plazo de 14 días tras recibir una notificación por escrito de Sircle Collection o del Hotel al respecto;
• si el Evento o cualquiera de las acciones del Organizador o de los Huéspedes pueden causar o están causando daños a Sircle Collection o al Hotel (en términos de reputación o a las instalaciones);
• en caso de disolución del Organizador, ya sea voluntariamente o por ministerio de la ley;
• si el Organizador presenta una solicitud de quiebra o se declara en quiebra, solicita un aplazamiento de pago, inicia un proceso de liquidación o se ve envuelto en cualquier procedimiento de insolvencia o reorganización;
• en caso de que se den circunstancias de fuerza mayor (véase la cláusula 15).

8. Cancelación de Reservas grupales por parte del Organizador

1. En función de la política de cancelación de la Reserva grupal, el Organizador podrá cancelar dicha reserva notificándoselo por escrito al Hotel. El Contrato hotelero recogerá la política de cancelación aplicable a la Reserva grupal.
2. En caso de que uno o más Huéspedes no se presenten, el Hotel tendrá derecho a cobrar a las habitaciones pertinentes la duración completa de la Reserva de hotel. La reserva de las habitaciones concernidas se cancelará para toda la estancia y se pondrá a disposición de otros huéspedes.

9. Cancelación de Reservas de eventos por parte del Organizador

1. En función de la política de cancelación de la Reserva de eventos, el Organizador podrá cancelar dicha reserva notificándoselo por escrito al Hotel. El Contrato hotelero recogerá la política de cancelación aplicable a la Reserva de eventos.
2. En caso de que el Organizador cancele con retraso la asistencia de uno o más Huéspedes asistentes al Evento, el Hotel tendrá derecho a cobrar las tarifas contratadas (según lo establecido en el Contrato hotelero) para la duración completa de la Reserva de eventos.

10. Modificación del número de habitaciones y/o de participantes en las Reservas grupales y en las Reservas de eventos

1. Cualquier modificación de la Reserva grupal, de la Reserva de eventos, del programa del Evento o del número de participantes de la Reserva grupal o de la Reserva de eventos puede dar lugar a un ajuste del precio acordado para la prestación de los Servicios hoteleros por parte del Hotel. El Organizador y el Hotel deben acordar todas las modificaciones por escrito. El Organizador no podrá efectuar modificaciones, adiciones o supresiones que afecten al (texto del) Contrato hotelero unilateralmente. En tal caso, dichas modificaciones, adiciones y supresiones carecerán de validez.
2. El Organizador puede modificar el número de habitaciones de la Reserva grupal o el número de participantes de la Reserva de eventos notificándoselo por escrito al Hotel. En función de la política de cancelación, el Hotel puede cobrar al Organizador por reducir el número de habitaciones y/o el número de participantes. En caso de que se produzca una modificación de este tipo, el Hotel podrá cobrar las tarifas indicadas en el Contrato hotelero. El Contrato hotelero recoge la política de cancelación aplicable.

11. Número garantizado de Huéspedes en las Reservas de eventos

1. El número definitivo de Huéspedes en el caso de las Reservas de eventos debe notificarse al Hotel a más tardar siete días antes de la fecha de inicio del Evento. En caso de modificación del número de Huéspedes, el Hotel podrá cobrar las tarifas indicadas en el Contrato hotelero, en función de la política de cancelación aplicable convenida en el Contrato hotelero.
2. Si no se notifica al Hotel el número garantizado de Huéspedes al menos 7 días antes del evento, el número indicado en el Contrato hotelero pasará automáticamente a ser el número garantizado. El Hotel proporcionará los Servicios hoteleros sobre la base de dicho número garantizado.
3. Las cuentas por pagar se basarán en el número garantizado en cuestión. Si el número de Huéspedes real acaba siendo inferior al número garantizado, dicha circunstancia no incidirá en las cuentas por pagar. Si el número de Huéspedes real acaba siendo superior al número garantizado, el número de Huéspedes real se utilizará como base para determinar las cuentas por pagar.
4. En caso de que el número definitivo de Huéspedes aumente en un 5% o más frente al número garantizado, el Hotel no podrá garantizar que la prestación de los Servicios hoteleros pueda llevarse a cabo sin trabas (a modo de ejemplo, el Hotel no podrá garantizar que vaya a estar en condiciones de servir la cantidad de platos solicitada). Esta circunstancia no constituirá un incumplimiento de ninguna de las obligaciones del Hotel en virtud del Contrato hotelero.

12. Utilización de las instalaciones y responsabilidad

1. Tras recabar el consentimiento del Hotel, el Organizador podrá traer objetos a las habitaciones de los huéspedes y a las salas de conferencias asignadas al Organizador y/o a los Huéspedes, tales como objetos con fines de exposición, presentación y publicidad.
2. En caso de que el Organizador traiga dichos objetos al Hotel, tomará todas las precauciones posibles para permitir que los Hoteles operen con normalidad y se abstendrá de ocasionar cualquier daño o molestia al Hotel, a sus huéspedes o a las zonas aledañas.
3. El Organizador evitará que sus Huéspedes ocasionen cualquier daño al edificio del hotel, lo que incluye su mobiliario, accesorios, instalaciones y equipos. El Organizador no podrá colgar objetos en las paredes sin el consentimiento previo del Hotel.
4. El Organizador es responsable del desgaste excesivo de las instalaciones o habitaciones del Hotel, así como de cualesquiera daños que sufran, con independencia de que el causante de estos daños haya sido el propio Organizador, sus empleados, sus ayudantes o sus Huéspedes.
5. El Organizador es responsable de todos los daños que se hayan ocasionado y/o pudieran ocasionarse al Hotel y/o a Sircle Collection y/o a cualquier tercero como consecuencia directa o indirecta de cualquier incumplimiento del Contrato hotelero y/o de cualquier acto ilícito que cometa el Organizador, uno de los Huéspedes o cualquiera de sus acompañantes, así como de todos los daños que provoquen animales, objetos o sustancias que estén en posesión del Organizador o que este supervise.

13. Limitación de la responsabilidad

1. Las disposiciones de la presente cláusula se entienden sin perjuicio de los derechos que tengan el Organizador o los Huéspedes con arreglo a la legislación de obligado cumplimiento. Sircle Collection no pretende excluir o limitar ninguna responsabilidad que no pueda ser objeto de exclusión o limitación con arreglo a las leyes aplicables.
2. Sircle Collection y los Hoteles no serán responsables de los daños o pérdidas que afecten a bienes que el Organizador o los Huéspedes hayan traído al Hotel, incluidos aquellos guardados en una caja fuerte. El Organizador indemnizará a Sircle Collection y a los Hoteles por las reclamaciones que interpongan los Huéspedes a este respecto.
3. Sircle Collection y los Hoteles no pueden ser considerados responsables de los daños directos o indirectos que se deriven del uso del Hotel o de los Servicios hoteleros por parte del Organizador o de los Huéspedes, lo que incluye, inter alia, los daños y pérdidas resultantes de incendios o robos.
4. Sircle Collection y los Hoteles no serán responsables de los daños que sufran el Organizador o los Huéspedes, a menos que el Hotel sea manifiestamente responsable de ello. Esta limitación de la responsabilidad se aplica, en particular, a los daños derivados del consumo de alimentos que prepare o sirva el Hotel, así como a los daños que se deriven de problemas relacionados con la informática.
5. Sircle Collection y los Hoteles no pueden ser considerados responsables de los daños que el Organizador o los Huéspedes causen a terceros o a través de terceros.
6. Sircle Collection y los Hoteles no pueden ser considerados responsables de los daños que ocasionen los vehículos pertenecientes al Organizador, a cualquiera de los Huéspedes o a terceros.
7. El Organizador indemnizará íntegramente a Sircle Collection y a los Hoteles por cualquier reclamación que cualquiera de los Huéspedes o un tercero pueda interponer contra Sircle Collection o los Hoteles, siempre y cuando dicha reclamación esté relacionada con los Servicios hoteleros que presta el Hotel con arreglo al Contrato hotelero.
8. En caso de que el Hotel sea responsable de daños causados por negligencia grave o dolo, dicha responsabilidad no superará el importe contemplado en la cobertura de seguro del Hotel respecto de cualquier daño que el Organizador y/o los huéspedes puedan sufrir.

14. Obras de renovación

Los Hoteles se reservan el derecho a llevar a cabo obras de renovación en partes de los Hoteles y/o en sus zonas aledañas. Dichas obras de renovación no afectarán a la operativa diaria de esas partes del Hotel y no constituirán un incumplimiento de ninguna de las obligaciones del Hotel en virtud del Contrato hotelero. El Hotel tomará todas las medidas razonables para minimizar los inconvenientes que se deriven de las obras de renovación. Los Hoteles no aceptan responsabilidad alguna por las reclamaciones o daños que se deriven de dichas obras de renovación.

15. Fuerza mayor

1. El concepto de «fuerza mayor» incluye las siguientes circunstancias, entre otras: (amenaza de) guerra, enfermedad epidémica, decisiones de los Gobiernos o de las autoridades gobernantes (lo que incluye la recomendación de no viajar o de no reunirse en grupos numerosos), disturbios civiles, huelgas, actos de guerra, incendios, inundaciones, daños causados por el agua, actos llevados a cabo por el Gobierno, cortes generales del suministro de gas y/o electricidad, cierre de aeropuertos o puertos, actos terroristas, desastres naturales y nucleares, cortes de agua o interrupciones de la conexión a Internet que imposibiliten la ejecución del Contrato hotelero por parte de Sircle Collection y/o del Hotel (cada uno de ellos se considerará un acontecimiento de fuerza mayor).
2. Sircle Collection y los Hoteles no estarán incumpliendo el Contrato hotelero y no podrán ser considerados responsables de ningún retraso en el cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones en virtud del Contrato hotelero —o de su incumplimiento— si dicho retraso o incumplimiento obedece a un acontecimiento de fuerza mayor.
3. En caso de que se materialice un acontecimiento de fuerza mayor, Sircle Collection y los Hoteles tendrán derecho a suspender temporalmente el Contrato hotelero o a resolverlo.
4. Sircle Collection y los Hoteles no serán responsables de los daños que el Organizador o los Huéspedes sufran debido a un acontecimiento de fuerza mayor.
5. Cuando se produzca un acontecimiento de fuerza mayor, la parte afectada deberá notificar a la otra parte dicho acontecimiento de fuerza mayor tan pronto como sea razonablemente posible.

16. Cambios a los Términos y condiciones

Sircle Collection se reserva el derecho de modificar o revocar las disposiciones de los presentes Términos y condiciones.

17. Legislación aplicable y resolución de litigios

1. El Contrato hotelero y estos Términos y condiciones, así como cualquier otro contrato (posterior) relativo a cualquier Reserva grupal o Reserva de eventos se regirán de acuerdo con la legislación neerlandesa.
2. Cualquier litigio que se derive de, o guarde relación con, cualquier Reserva grupal o Reserva de eventos o con los presentes Términos y condiciones deberá presentarse exclusivamente en el juzgado o juzgados competentes radicados en Ámsterdam.